1.Avklare finansiering og aksept for kjøp

Før anskaffelsesprosessen kan starte skal det foreligge en verdivurdering av anskaffelsens totale verdi og finansieringsgrunnlaget være klart. Det skal foreligge aksept fra NORSØK sin ledelse på at investeringen/anskaffelsen kan gjennomføres. Aksept gis gjennom årlige anskaffelsesplaner (styret) eller som vedtak fra styret eller daglig leder.

2. Utarbeide kravspesifikasjon

1. Det skal utarbeides en kravspesifikasjon. Kravspesifikasjonen inneholder beskrivelser av krav (eks. tekniske og/eller funksjonelle krav) til de varer eller tjenester som det ønskes tilbud på. Kravspesifikasjonen utarbeides av behovshaver med støtte fra daglig leder. Det ligger maler tilgjengelige på intranettsidene.
3. Utarbeide konkurransegrunnlag
   Konkurransegrunnlaget inneholder alle betingelser for konkurransen. Her settes leverandørkrav, regler for konkurransen, hvilke dokumenter tilbudet skal inneholde og krav til utforming av disse, hvilke tildelingskriterier som skal benyttes og tilbudsfrist. Konkurransegrunnlaget utarbeides av prosjektleder og/eller av daglig leder.
5. Utlysning av konkurransen Konkurransen kan publiseres på Mercell eller det kan innhentes tilbud fra minst tre leverandører. Anskaffelser som grenser nært opp til 500.000 NOK publiseres som hovedregel også på den nasjonale nettsiden Doffin. Forhandlinger gjennomføres mellom tilbyder og daglig leder. Dersom spesielle forhold tilser det kan daglig leder i samråd med styreleder fravike rutine om konkuranseutsetting.
6. Gjennomføring og evaluering Daglig leder og prosjektleder kontrollerer at leverandøren har oppfylt kvalifikasjonskravene og at formell obligatorisk dokumentasjon er i orden. Etter at leverandørene har levert tilbud evalueres disse opp mot hverandre. Det kan nyttes samme evalueringsskjema som for anskaffelser over 500 000. Daglig leder utarbeider endelig tildelingsbrev.
8. Avslutning
   Etter beslutning om valg av leverandør, informeres alle leverandører som har deltatt om resultatet. Det settes rimelig frist for å klage. Dersom det ikke kommer klage, kan kontrakt signeres med vinnende leverandør. Daglig leder utarbeider kontrakt og signerer.
10. Anskaffelsesprotokoll og arkivering
11. Anskaffelsesprotokollen og alle dokumenter som tilhører anskaffelsen arkiveres.